Onze website maakt gebruik van cookies. Wanneer u verder gaat op deze website stemt u hiermee in. Meer informatie.

Onze bloggers:

Grote schoonmaak

BlogJurgen 300x548.png
Door Jurgen Jaarsma - Directeur Hays Talent Solutions

22 juni 2017 - Tot mijn grote schrik, vertelde onze schoonmaakster ons onlangs dat ze haar carrière elders ging voortzetten. Een kleine ramp, want ik weet maar al te goed dat er een groot tekort is aan betrouwbare en goed gekwalificeerde schoonmakers. Gelukkig ben ik al ruim vijftien jaar actief in het selecteren en aantrekken van schaars talent. Aan de slag dus met deze uitdagende opdracht.
 

Alle registers trok ik open: van het scannen van sociale media, tot het vooruitzicht van een beloning via een referral programma en acquisitie op het schoolplein. Met resultaat, want we vonden een geschikte kandidate met uitstekende referenties en een bewezen trackrecord. Wij blij, zij blij. 

In goed vertrouwen

Op haar eerste werkdag kreeg ze een complete ‘onboarding’: een rondleiding door het huis, introductie met nieuw aangeschafte schoonmaakmiddelen en uitwisseling van contactgegevens (voor het geval dat). En dan volgt het moment waarop je haar je huissleutel en de code van het alarm geeft.

Iemand die je niet langer dan een half uur hebt gesproken, geef je toegang tot je huis en je privé-gegevens. Ik ga altijd uit van vertrouwen, maar het blijft het een ongemakkelijk moment. Ergens speelt die vraag door je achterhoofd: heb ik aan alles gedacht en is dit veilig?

Risico's afdekken

Bij bedrijven speelt dit dagelijks. Organisaties halen continu nieuwe medewerkers in huis, zowel vast als tijdelijk personeel. Tegelijkertijd worden de gevaren groter. Cybercriminaliteit, bedrijfsspionage en het stelen van patenten: onderwerpen die steeds vaker het nieuws halen.

Bedrijven zijn zich gelukkig in toenemende mate bewust van de risico’s en zorgen via risk & compliance management voor het afdekken daarvan. Bij medewerkers die vast in dienst komen, verloopt dit proces meestal vrij goed en gedegen. Bijvoorbeeld via een pre-employment screening en contracten waarin zaken als vertrouwelijkheid en concurrentiebeding zijn vastgelegd en een introductieprogramma voor een gedegen kennismaking met de nieuwe werkgever.

Weten wie je in huis hebt

Maar met tijdelijk personeel, zie ik nog veel gevallen waarin minder zorgvuldig word gehandeld. Snelheid is vaak belangrijk en een inhurende manager die met smart op de professional zit te wachten, wil het proces zo snel mogelijk doorlopen. Liever vandaag dan morgen aan de slag. Onboarden, kennismaken, gedegen contracten? Mooi, maar tijdrovend. Dat regelen we later wel, als de gewenste medewerker al aan de slag is.

In de praktijk betekent dit helaas dat het vaak niet goed word geregeld. Met grote gevolgen en flinke risico’s van dien. Ik spreek regelmatig directies van bedrijven die niet precies weten wie ze nu in huis hebben, over welke codes en toegangspassen hun tijdelijke mensen beschikken en die diverse zaken kwijt zijn wanneer de tijdelijke krachten weer zijn vertrokken. Bedrijven die honderden passen en bedrijfslaptops met toegang tot hun systemen kwijt zijn: het komt vaker voor dan je denkt.

Het kost geld en brengt de veiligheid van bedrijven in gevaar. Onnodig. Twee tips om dit te voorkomen:

1. Creëer inzicht en overzicht in je (tijdelijk) personeelsbestand

Weet wie je in huis hebt. Zorg dat de gegevens van alle medewerkers – vast én tijdelijk – in een centraal systeem worden vastgelegd. Wie zijn ze? Wat doen ze? Wat kosten ze? Hoe zijn ze verzekerd? Via welke tussenpersonen en bureaus zijn ze ingehuurd. Wanneer je dit overzicht en inzicht hebt, kun je als management en directie sturing geven aan je interne compliancy.

2. Richt een soepel en helder proces in

Laat nieuwe medewerkers door de voordeur naar binnen en leid ze er via de voordeur ook weer uit. Zorg voor heldere procedures bij zowel indienst- als uitdiensttreding. Leg bij aanvang van het dienstverband of de opdracht alles netjes vast en zorg bij vertrek voor een moment waarbij alle bedrijfseigendommen worden ingeleverd en het contract officieel wordt beëindigd.

Dit biedt in sommige gevallen zelfs kansen voor het betrokken bedrijf. Maar al te vaak laten bedrijfsonderdelen waardevolle krachten het bedrijf uitlopen, terwijl een ander bedrijfsonderdeel juist op zoek is naar een dergelijke professional. Door ook het afscheid netjes te regelen, worden talenten weer zichtbaar en kan het voorgenomen vertrek leiden tot een nieuw dienstverband. Bijkomend voordeel: inwerken en kennismaken is niet meer nodig: duurzame inzetbaarheid ten top.

Opgeruimd staat netjes

Veel mensen zien hun werkplek als hun tweede huis. En dat is het ook. Weet wat er speelt en houd het opgeruimd en veilig. Bij mij thuis is dat gelukt: ons huis was nog nooit zo schoon. En dankzij haar uitstekende werk en onze positieve referentie heeft onze schoonmaakster inmiddels drie nieuwe opdrachtgevers.