Een belangrijke vergadering voorbereiden

Leestijd: 2 minuten | Door: Hays Marketing

Er wordt van jou een bijdrage verwacht op een meer strategisch niveau en over onderwerpen die de organisatie breder raken. Met deze tips kan je jouw vergadering voorbereiden.

Tips vergadering voorbereiding

Voor de meeting

Zorg dat je de agendapunten volledig begrijpt en in context kunt plaatsen. Zo zal je goed voorbereid voor de dag komen:

Ken de agenda
Raak bekend met de agendapunten en zorg dat je een volledig beeld hebt van hoe deze zich in de afgelopen periode hebben ontwikkeld. Notulen van voorgaande meetings, jaarverslagen en financiële rapporten kunnen je daarbij helpen.

Ken de actualiteiten
Zorg dat je op de hoogte bent van de belangrijkste ontwikkelingen en trends op economisch en politiek gebied, met name die onderwerpen die betrekkingen hebben op de sector waarin je werkzaam bent.

Veelal hebben deze ontwikkelingen invloed op de agenda, of zouden ze het moeten hebben in de nabije toekomst. De context kennen is essentieel om mee te kunnen praten over toekomstige plannen.

Ken de deelnemers
Je hebt ongetwijfeld al eerder samengewerkt met sommige van je nieuwe teamgenoten. Nu je een andere positie hebt, zal de relatie mogelijk veranderen. Plan voorafgaand aan de meetings tijd in met ieder van hen om dit te bespreken en mogelijke nieuwe prioriteiten vast te stellen en verwachtingen naar elkaar toe uit te spreken.

Tijdens de vergadering

Neem actief deel aan de meeting
Een actieve deelname aan de meeting straalt vertrouwen uit. Je vergadering voorbereiden werpt dan haar vruchten af: je weet waar het over gaat, kent de deelnemers en de actualiteiten. Praat mee! Onthoud daarbij het volgende:

• jouw ideeën zijn onderbouwd en brengen de business aantoonbaar verder
   
• wees voorbereid om uitgedaagd te worden, je mede board members hebben immers verschillende strategische prioriteiten en zullen jou daarbij willen betrekken, afhankelijk van je rol. Door deze vooraf in kaart gebracht te hebben kan je inschatten op welke punten je uitgedaagd zal worden
   
• formuleer je eigen boodschap helder, kort en bondig en vermijd teveel jargon
   
• observeer en stel vragen om de dynamiek in de groep te begrijpen

Maak notities
Zorg ervoor dat je begrijpt wat er van je verwacht wordt na de meeting. Zijn er actiepunten geformuleerd, wie zijn de stakeholders bij een project en wie kan jou helpen om iets te realiseren?

Niets is zo vervelend als achteraf te moeten vragen wat ook al weer de bedoeling was. De notulen zullen je helpen, maar eigen notities zijn vaak zeer waardevol.

Wees jezelf!
Misschien wel de belangrijkste tip: wees gewoon jezelf.

Niet voor niks zit je op de stoel in de board room, jouw input wordt gewaardeerd en je hebt een bewezen track record. Jouw mede board members verwachten jou aan tafel, en niet iemand die ineens een andere houding aanneemt of met andere ideeën aankomt.

Deze tips helpen je een vergadering voorbereiden. Wil je zelfvertrouwen uitstralen tijdens je vergadering, of meer efficiënt werken nu je een meer senior rol hebt?