Een functieprofiel opstellen

Het is gemakkelijk om aan de telefoon tegen een wervingsconsultant te zeggen welk soort werknemer men zoekt en wat die zal moeten doen. Maar u zult meer baat hebben bij een nauwkeurige gedetailleerde beschrijving.

Waarom?

Voor een advertentie te plaatsen of een vacature te laten inschrijven bij een werving & selectie bureau, is het raadzaam om tijd te besteden aan het omschrijven van wat u zoekt.

Het functieprofiel is een gedetailleerde beschrijving van de uit te voeren taak, de verantwoordelijkheden en de doelstellingen. De omschrijving van de gewenste kandidaat is het uitwerken van een profiel dat overeenkomt met de ideale persoon. Het opstellen van deze omschrijving helpt u zich te concentreren op de vereiste competenties. Het einddocument stelt de verantwoordelijke persoon van de personeelsdienst (HR) of de wervingsconsultant in staat de kandidaten voor een interview te identificeren. Het is ook een goede oefening om de noden van uw dienst te herevalueren en het geeft u de kans om te goochelen met de verantwoordelijkheden binnen het team.

Het functieprofiel helpt de kandidaten. Ze geven een beter overzicht van de uit te voeren taken en laten zich rekenschap geven van het feit of ze echt wel beantwoorden aan het opgegeven profiel. Veel werkgevers begaan de fout opzettelijk een vage advertentie te plaatsen om een zo breed mogelijk scala aan kandidaturen aan te trekken. Dit betekent vooral tijdverlies want men krijgt kandidaten die, geconfronteerd met de werkelijkheid van de job, ontdekken dat dit niets voor hen is.

De nadere gegevens die u aanbrengt zullen u helpen om de cv's consequenter en sneller te evalueren; hetzelfde geldt als u een lijst met pertinente vragen opstelt voor het interview.

De taakomschrijving

Algemeen

• Afdeling/divisie en benaming van de functie
• Salaris
• De in te vullen functie
• De doelstellingen
• Specifieke verantwoordelijkheden

Verantwoordelijkheden

• Dagelijkse verantwoordelijkheden
• Rechtstreekse leidinggevende
• Een typische werkdag
• Voorbeelden van (eenmalige) taken die voortkomen uit de gewone verantwoordelijkheden

De beschrijving van de kandidaat

Bevoegdheden

• Wat wenst u aan te treffen bij de ideale kandidaat
• Denk in termen van techniek, organisatie, communicatie of creativiteit
• Pas elk van deze deskundigheden toe op de overeenkomstige taken

Vereiste kwalificaties / ervaring

• Welke vorming zoekt u?
• Welke ervaring zoekt u?
• Moet de kandidaat al vergelijkbare functies uitgevoerd hebben?
• Duur van de ervaring – in welke sectoren?

Persoonlijk karakter en kwaliteiten

• Welk soort persoonlijkheid zou het best passen binnen uw team?
• Vermeld een reeks woorden die de aard van de ideale kandidaat goed omschrijven
• Denk aan de bijzonderheden die hem zouden helpen om zijn taken doeltreffend te vervullen.
• Kenmerken van iemand die in deze sector gewaardeerd worden

Ideale kwaliteiten

• Welke andere kwaliteiten wilt u bij uw werknemer vinden? Denk goed na over uw beschrijvingen en over de aard van de job zelf.

Wees nauwgezet

Door ervoor te zorgen dat uw behoeften goed gespecificeerd zijn, zullen de kandidaten precies weten of ze al dan niet aan uw verwachtingen beantwoorden. Vage of onbestaande beschrijvingen kunnen de oorzaak zijn van een voortijdig vertrek doordat de job niet overeenkomt met wat ze zochten.

Per definitie is een taak- of profielomschrijving een document voor de communicatie tussen u en uw dienst, de HR en de potentiële kandidaat.