Een presentatie geven
Klamme, trillende handen. Een stem die in de verste verte niet op de jouwe lijkt – bevend, ongemakkelijk. Wat gebeurt er? Moet jij niet diegene zijn die de controle behoudt? Je laatste presentatie dateert nu al van een hele tijd geleden – of misschien is het je allereerste keer – en je presentatievaardigheden zijn een beetje stroef?
Het belang van presentatievaardigheden
De eisen voor de zakelijke omgang in de 21e eeuw zijn hoog. Als je jezelf aan een ander in een organisatie voorstelt – of dat nu met de telefoon, persoonlijk of met een communicatienetwerk via satelliet is – je stuurt signalen uit die onmiddellijk worden vertaald in de onderneming. Het zijn signalen over de cultuur van je onderneming, ethiek en hoe je jezelf voorstelt buiten je onderneming. Tenslotte worden tal van zakelijke beslissingen genomen op basis van het vertrouwen dat de vertegenwoordigers van het product bewust of onbewust uitstralen. Dit geld niet enkel voor verkooplui, maar voor elk individu binnen een organisatie.
Roma Bhowmick, afdelingshoofd training bij Hays Services: 'Voor elk individu binnen een onderneming die een functie met klantencontact heeft, of die aan het team verslag moet uitbrengen; voor elk lid van het management of hoger, of voor iedereen die wil doorgroeien naar het management, zijn goede presentatievaardigheden onmisbaar.’
Je ideeën leren overbrengen op een gestructureerde en logische manier is een vaardigheid die je elke dag op kantoor kan gebruiken. Het komt van pas tijdens vergaderingen, aan de telefoon en wanneer je je directeur moet overtuigen van een bepaald product of dienst. Meer nog,' zegt Roma Bhowmick, ‘je zal zien dat je vertrouwen langzaamaan toeneemt, je wint tijd met het structureren van je projecten en je zal sneller resultaat zien.'
Volgens Roma is ‘de kunst van het spreken in het openbaar niet noodzakelijk een natuurlijke eigenschap – hoewel het helpt – iedereen kan de kunst dankzij een goede opleiding perfectioneren.’ Of je nu schuchter, zelfverzekerd of arrogant bent, je moet bepaalde obstakels overwinnen om succes te boeken. Wat je persoonlijkheid ook is, wanneer je tegenover een publiek staat en je moet presteren, dan dringt de werkelijkheid snel tot je door – het feit dat er slechts één stem is – de jouwe! Dat, in combinatie met tientallen priemende ogen die naar jou kijken, kan een zekere paniek bij de spreker veroorzaken. Sommige mensen concentreren zich tijdens de presentatie op één bepaalde persoon. Hoewel dit effectief kan zijn bij een groot publiek, kan het verwarrend werken voor een kleine groep.
De sleutel tot succesvolle presentaties is oefening – wen aan het geluid van je eigen stem. Oefen in de aanwezigheid van vrienden of collega’s en probeer zo veel mogelijk feedback te krijgen.
Voorbereiden van je presentatie
Het plannen, voorbereiden en geven van een presentatie kan met een ijsberg worden vergeleken. De top van de ijsberg – het presenteren zelf – is het enige wat zichtbaar is. De massa van de ijsberg drijft onder de oppervlakte: in dit geval de planning en voorbereiding.
Het belangrijkste deel van een presentatie is het plannen en voorbereiden. Als hier geen structuur in zit – met achtergrondinformatie en relevante inhoud – komt het bij de luisteraar niet geloofwaardig over. Daarom worden alle pedagogische of informatieve aspecten overschaduwd door de negatieve aspecten van de presentatie.
Tijdens de presentatie
Het vasthouden en onderhouden van de interesse tijdens de presentatie is essentieel om je publiek te overtuigen. ‘Eén manier om dat te bereiken,’ zegt Roma, ‘is om visuele ondersteuning in je PowerPoint dia’s in te bouwen. Er dient ook opgemerkt te worden dat het uitdelen van hand-outs tijdens de presentatie de aandacht van de toehoorders van u weghaalt, en storend werkt. Als het onderwerp eerder technisch is, dan kan een kopie van de dia’s nuttig zijn voor zij die notities willen maken. Het is vaak beter om ze uit te delen voor de presentatie begint.
‘Een goede presentatie is er één die een duidelijke, beknopte boodschap overbrengt die voor het publiek relevant is. Dit is makkelijk te herkennen, want het publiek zal actief blijven en de vragen zullen hun interesse in de materie weergeven. Een presentatie zonder succes is er één die het publiek niet kan boeien, omdat de materie of de stelling voor hen irrelevant is. Wanneer de spreker zich niet voorbereidt op zijn speech, wanneer hij zijn woorden mompelt of zonder intonatie uitspreekt, kunnen de luisteraars geen respect opbrengen voor de visie van de spreker; daarom luisteren ze niet.’
Heb je ooit een vergadering meegemaakt waarbij een verkoper met te veel zelfvertrouwen oproept om je iets te verkopen en waarbij het noodlot toeslaat wanneer hij zijn laptop aan jouw systeem probeert te koppelen? Roma zegt: ‘Dit is één van de meest voorkomende gebeurtenissen tijdens een vergadering – de presentatie kan tot in de puntjes voorbereid zijn, maar wat is het nut daarvan wanneer het publiek dat niet kan zien? Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes. Pleeg een aantal telefoontjes om uit te vinden welke systemen er met je laptop compatibel zijn; arriveer wat vroeger om de ruimte in te richten. En vergeet niet: een wijze man of vrouw anticipeert een crisis altijd. Als het ondenkbare dus toch gebeurt – een stroomuitval – zorg dan dat er een gedrukte presentatie voorhanden is. Je kan dan een flip-over of overheadprojector gebruiken als al het andere uitgevallen is!’
Wat is nu de gouden regel bij het geven van een goede speech? Voorbereiding. Een goede structuur zet automatisch de basisregels uit voor wat je het publiek te zeggen hebt en de presentatie tot een goed einde te brengen.
