Onze website maakt gebruik van cookies. Wanneer u verder gaat op deze website stemt u hiermee in. Meer informatie.

Een belangrijke vergadering voorbereiden

Belangrijke vergadering voorbereiden - Hays.nlLeestijd: 2 minuten | Door: Hays Marketing

Hoe bereidt u uw eerste board meeting of andere belangrijke vergadering voor? Ook wanneer u (nog) geen board member bent, zullen deze tips u helpen om zoveel mogelijk uit een meeting te kunnen halen.


Wanneer u een stap maakt in uw carrière naar een senior niveau, zullen de meetings waar u dan aan deelneemt van een ander niveau zijn dan dat u gewend was.

Er wordt van u een bijdrage verwacht op een meer strategisch niveau en over onderwerpen die de organisatie breder raken.

Voor de meeting

Zorg dat u de agendapunten volledig begrijpt en in context kunt plaatsen. Zo zult u goed voorbereid voor de dag komen:

Ken de agenda

Raak bekend met de agendapunten en zorg dat u een volledig beeld heeft van hoe deze zich in de afgelopen periode hebben ontwikkeld. Notulen van voorgaande meetings, jaarverslagen en financiële rapporten kunnen daarbij helpen.

Ken de actualiteiten

Zorg dat u op de hoogte bent van de belangrijkste ontwikkelingen en trends op economisch en politiek gebied, met name die onderwerpen die betrekkingen hebben op de sector waarin u werkzaam bent. Veelal hebben deze ontwikkelingen invloed op de agenda, of zouden ze het moeten hebben in de nabije toekomst. De context kennen is essentieel om mee te kunnen praten over toekomstige plannen.

Ken de deelnemers

U heeft ongetwijfeld al eerder samengewerkt met sommige van uw nieuwe teamgenoten. Nu u een andere positie heeft, zal de relatie mogelijk veranderen. Plan voorafgaand aan de meetings tijd in met ieder van hen om dit te bespreken en mogelijke nieuwe prioriteiten vast te stellen en verwachtingen naar elkaar toe uit te spreken.

Tijdens de vergadering

Neem actief deel aan de meeting

Een actieve deelname aan de meeting straalt vertrouwen uit. U weet waar het over gaat, kent de deelnemers en de actualiteiten. Praat mee! Onthoud daarbij het volgende:

  • uw ideeën zijn onderbouwd en brengen de business aantoonbaar verder
  • wees voorbereid om uitgedaagd te worden, uw mede board members hebben immers verschillende strategische prioriteiten en zullen u daarbij willen betrekken, afhankelijk van uw rol. Door deze vooraf in kaart gebracht te hebben kunt u inschatten op welke punten u uitgedaagd zal worden
  • formuleer uw eigen boodschap helder, kort en bondig en vermijd teveel jargon
  • observeer en stel vragen om de dynamiek in de groep te begrijpen
     

Concrete actielijst

Zorg ervoor dat u duidelijk begrijpt wat er van u verwacht wordt na de meeting. Zijn er actiepunten geformuleerd, wie zijn de stakeholders bij een project en wie kan u helpen om iets te realiseren? Niets is zo vervelend als achteraf te moeten vragen wat ook al weer de bedoeling was. De notulen zullen u helpen, maar eigen notities zijn vaak zeer waardevol.

Wees uzelf!

Misschien wel de belangrijkste tip. Wees gewoon uzelf. Niet voor niks zit u op de stoel in de board room, uw input wordt gewaardeerd en u heeft een bewezen track record. Uw mede board members verwachten u aan tafel, en niet iemand die ineens een andere houding aanneemt of met andere ideeën aankomt.

|

Volg Hays op social media

Zoek vacatures