Jouw nieuwe functie
Als Manager van de Frontoffice afdeling heb jij de dagelijkse leiding over de Frontoffice afdeling. Deze afdeling zorgt voor de juiste verwerking, afhandeling van uitgaande goederen vanuit onze magazijnen naar onze klanten voor onze eigen bekende fashion merken. De Frontoffice afdeling verzorgt het gehele traject van orderinvoer verkooporders tot het inplannen van uitgaande goederen met onze magazijnen en transportplanners. De transportafdeling volgt de instructies op van jouw team voor het plannen van uitgaande transporten en jouw afdeling zorgt voor de directe communicatie en afstemming met de klanten. Door deze werkzaamheden sta je in direct contact de klanten en met alle overige betrokken partijen zowel binnen als buiten het bedrijf.

Kernactiviteiten:

•Je bewaakt de voortgang van de activiteiten binnen het team en begeleidt en coacht de medewerkers;
•Je zorgt ervoor dat teamleden zich ontwikkelen op inhoudelijk en persoonlijk vlak;
•Altijd denken vanuit een commercieel oogpunt;
•Zorg dragen dat jouw afdeling orders op tijd en op juiste wijze kan verwerken, afhandelen en dat je deze blijft monitoren om op tijd en juist te leveren;
•Je bent een spil tussen de diverse afdelingen en fungeert als aanspreekpunt voor de verschillende afdelingen als het aankomt op Frontoffice, Customer Service gerelateerde vragen;
•Je bent de verantwoordelijk voor de communicatie en juiste afhandeling van de verkoop orders;
•Afwijkingen binnen dit proces communiceer je door binnen relevante afdelingen en indien nodig naar de operations manager;
•Administratieve werkzaamheden zoals; verlofaanvragen, declaraties verwerken, ziek en herstel meldingen verwerken;
•Facturatie controleren en goedkeuren doormiddel van ScanSys;
•Je bent verantwoordelijk voor credit checks bij de financiële afdeling alvorens de goederen uit te levering;
•Je blijft continue in gesprek met je medewerkers doormiddel van wekelijkse overleggen, functionerings-beoordelingsgesprekken;
•Het controleren en borgen van de specifieke klanteisen en deze door vertalen aan het magazijn en transportplanners waar nodig;
•Directe contacten onderhouden met klanten, interne transportafdeling, backoffice afdeling, kwaliteitsafdeling, verkoopafdeling en andere derden;
•Monitoren van verkoop orders, mogelijke probleemorders, klachtenafhandeling en het communiceren/ escaleren van problemen naar de verkoopafdeling of direct naar de klanten waar nodig en waar nodig naar de Manager Operations;
•Continue optimaliseren van processen binnen jouw eigen afdeling en organisatie, er zal volgens LEAN methode(s) of andere methode gekeken moeten worden naar waar we onze processen efficiënter kunnen blijven maken, aan jou de rol om deze verbetertrajecten in goede banen te begeleiden en te zorgen dat deze worden geïmplementeerd en geborgd worden in de organisatie;
•Het is jouw verantwoording om de werkprocessen/ werkinstructies van jouw afdeling op te zetten en up-to-date te houden;

Onderhoudt zelfstandig contact met interne en externe partijen. De Manager Frontoffice geeft direct leiding aan de Frontoffice Medewerkers en is voor diens functioneren verantwoordelijk. De Manager Frontoffice rapporteert periodiek de voortgang op alle mogelijke zaken en lopende projecten aan de Operations Manager.

• HBO werk- en denkniveau;
•Ervaring in de Schoenen / Fashionbranche is een pre;
•People manager, je weet mensen te motiveren;
•Je bent nauwkeurigheid, secuur en hebt oog voor detail;
•Je bent een teamplayer, die prima zelfstandig kan werken;
•Analyserend en anticiperend vermogen
•Ervaring met (product) processen is een pre;
•Affiniteit of ervaring met ERP en PLM systemen is een pre;
•Je bent communicatief sterk en beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
•Time management skills;
•Weet goed met deadlines en tijdsdruk om te gaan.
•Mensgericht leidinggeven/coachen
•Analytisch, uitstekend in plannen en organiseren
•Commercieel inzicht, faciliterend, service- en klantgericht
•Kwaliteitsgerichtheid
•Schakelend vermogen tussen operationeel, tactisch en strategisch niveau
•Innovatief, denkt buiten de gebaande paden
•Ondernemend, stress bestendig, accuraat en secuur
•Probleemoplossend, kan goed samenwerken, resultaatgericht, overtuigingskracht & besluitvaardigheid