Patent Formalities Officer

Legal / Octrooien / Patent / Den Haag / vanaf 32 uur / Vast / Juridisch
✅ Vacature: Formalities Officer
Oftewel: de stille superheld die deadlines ziet voordat ze bestaan.

We kennen allemaal dat ene proces dat zó precies moet verlopen, dat één foutje voelt alsof je per ongeluk op “Reply all” hebt gedrukt. Precies daarom zoeken we iemand die daar niet van schrikt, maar ervan geniet.
We zoeken namelijk een Formalities Officer die administratieve rust brengt in een wereld waar patenten, landen, regels en deadlines elkaar sneller afwisselen dan je inbox vernieuwt.
Wat ga je doen?
(En ja, dit is echt de kern van het verhaal.)
  • Je bewaakt het complete patent indieningsproces voor NL, BE, Europa, PCT én andere regio’s
  • Je ontwikkelt (of brengt mee) een gezonde obsessie voor nauwkeurigheid: 100% deadlines = 100% deadlines
  • Je beheert alle formaliteiten: van registraties tot juistheden tot administratieve zen
  • Je verwerkt gegevens in digitale systemen alsof je een soort menselijke API bent
  • Je schakelt met (internationale) klanten in Nederlands en Engels, zonder dat je ze laat wachten tot volgende dinsdag
Wie ben jij?
Je hebt ervaring in Patent Formalities en bent dus niet bang voor termen waar anderen van gaan googelen. Je werkt graag met deadlines, maar je raakt niet in paniek als iemand “kan dit vóór het einde van de dag?” roept.
Communicatief sterk, nauwkeurig, teamplayer, maar ook zelfstandig genoeg om niet bij elk wissewasje te vragen of iets “wel of niet in mapje 4.1 hoort”.
⭐ Waarom wil je dit doen?
Omdat je hier niet alleen een baan krijgt, maar een rol waarin je kan groeien zonder dat je eerst drie managementlagen moet overtuigen.
En omdat je werkt in een organisatie waar:
  • Loopbaanontwikkeling geen woord is dat alleen in brochures bestaat
  • DEI geen sticker is, maar een actief gedragen cultuur
  • Je toegang hebt tot een Learning & Development team en een digitaal leerplatform.
✅ En dan nu: de arbeidsvoorwaarden, zonder wollige zinnen, mét duidelijkheid.
We gaan het gewoon zeggen zoals het is: deze werkplek scoort een 8,3 in de interne surveys. Niet omdat er een voetbaltafel staat, maar omdat mensen er echt graag werken.
Uren & flexibiliteit
  • Fulltime = 37,5 uur (en ja, niet 40, je leest het goed).
  • 32 uur kan ook.
  • Flexibele starttijden: later beginnen prima, eerder… liever niet. De deadlines komen namelijk van Tokyo tot Toronto.
  • Tot 17:00 werken is de norm. Later blijven mág altijd, niemand zal je tegenhouden.
Vrije dagen
  • 27 vakantiedagen.
  • Niet ziek in een kwartaal? Dan krijg je er een halve dag bij.
    (Preventief gezond blijven wordt hier dus beloond, geen gek idee.)
Hybride werken (met realistische verwachtingen)
  • De eerste 3–4 maanden: fulltime op kantoor.
  • Het inwerktraject is intensief, je wordt niet “ingewerkt”, je wordt klaargestoomd.
  • Na ongeveer een jaar (inwerkperiode): maximaal 2 dagen thuiswerken, in overleg.
Geld & voordelen
  • Salarisindicatie: ca. € 42.000 base bij 1 jaar ervaring (37,5 uur), vakantiegeld maandelijks uitbetaald.
  • Bonusregeling: pot van 5% op basis van jouw performance én die van het bedrijf, een soort mini‑13e maand.
  • Reiskostenvergoeding: € 250 netto per maand, ongeacht waar je woont.
    (Dus zelfs als je twee straten verderop woont, krijg je gewoon hetzelfde.)
  • Parkeren? Gewoon mogelijk.
  • Pensioen: 50%/50% regeling
Ontwikkeling & opleiding
  • Je start altijd met een jaarcontract. Daarna: omzetting naar vast (OT).
  • Opleiding tot Formalities Officer (t.w.v. € 5.000) mag je volgen zodra je 2 jaar ervaring hebt. Wordt volledig betaald.
  • Ideale kandidaat heeft 2–3 jaar octrooi‑ervaring, maar motivatie weegt hier écht zwaar.
Selectieproces
  • 1e gesprek: online, met iemand uit de UK en ja, je Engels wordt getest.
  • 2e gesprek: op kantoor in Den Haag, met een senior of gemachtigde.
  • Referentiecheck hoort erbij.
✅ Kort gezegd:
Een fijne werkplek (met cijfer), goede voorwaarden, echte groei, realistische verwachtingen en een team dat niet doet alsof deadlines een suggestie zijn.

Kortom, ben jij die persoon die rust brengt in chaos, structuur brengt in complexiteit en deadlines ziet als sport? Dan is deze rol gemaakt voor jou.
Wil je meer weten of iemand aandragen? Stuur me gerust een bericht, ik vertel je graag meer (0651498940).
Klik hier om het privacybeleid van Hays te lezen, welke gedetailleerde informatie bevat over hoe we uw persoonlijke gegevens gebruiken en beschermen, en uw rechten in verband hiermee.

Overzicht

Contractvorm
Permanent
Branche
Juridisch
Locatie
Den Haag
Vakgebied
Legal and Taxation
Salaris
Zie de vacature tekst.
Referentie:
1050057

Spreek met een consultant

Spreek met Sandra Boerekamp, de recruiting expert die deze vacature in behandeling heeft, werkzaam in kantoor Amsterdam
Hays Amsterdam, Rijnsburgstraat 9-11

Telefoonnummer: 0204609260