Onze website maakt gebruik van cookies. Wanneer u verder gaat op deze website stemt u hiermee in. Meer informatie.

Time management

Time management - Hays.nl
Heeft u het idee dat u niet met volle aandacht kunt doen wat belangrijk is op dat moment? Het begint met overzicht hebben in wat u kunt doen. En hoe u dat het beste kunt doen. Time management biedt handvatten om uw werk te organiseren op zo’n manier dat u weer overzicht heeft en controle krijgt over uw takenlijst.

Bekijk onze video over time management. Daarna hebben we een aantal tips voor u op een rijtje gezet om time management toe te passen in uw dagelijkse werk.

Wat is time management?

De essentie van time management is het maken van keuzes en vooral de manier waarop u die maakt. Maar het begint allemaal met effectiviteit. Een veelgemaakte fout is het verwarren van effectiviteit met efficiency. Efficiëntie of doelmatigheid is de mate van gebruik van middelen om een bepaald doel te bereiken. Effectiviteit of doeltreffendheid daarentegen geeft aan dat de uitkomst van het proces gerealiseerd wordt (bron: Wikipedia).

De eerste vraag is dus wat u wilt bereiken. Door het vaststellen van een doel maakt u uw werk concreet en meetbaar. Vervolgens kunt u door middel van time management zorgen dat u efficiënter wordt. Het heeft geen zin efficiency toe te passen als u nog niet effectief bent, want daarmee zult u geen grote tijdwinst gaan behalen.

Voordelen time management

Time management draait om het maken van de juiste keuze en dat zo efficiënt mogelijk. Taken dubbel doen is zonde, maar gebeurt steeds vaker door alle mobiele apparaten die voorhanden zijn. Op elk apparaat is uw e-mail beschikbaar en u zult vast regelmatig uw inbox doorzoeken naar een specifiek mailtje met een opdracht erin.
 
Een aantal voordelen van time management:

  • Controle hebben over uw workflow;
  • Overzicht hebben over al uw belangrijke en minder belangrijke taken;
  • Richtlijn hebben voor het maken van beslissingen;
  • Focus hebben op belangrijke taken;
  • Tijd besparen op dubbele acties;
  • Elimineren van onnodige zaken.


Meest bekende time management systeem

Getting Things Done (hierna: GTD) is de meest populaire en daarmee bekende time management methode. De methode van Amerikaanse zakenman David Allen wordt over de hele wereld met succes toegepast.

Hoe werkt GTD?

De GTD methode helpt u in het maken van keuzes en het ordenen van uw taken, zodat u uw aandacht optimaal kan inzetten waar u het voor nodig heeft. Energiezuigende bezigheden en onnodige berichten worden gefilterd. David Allen geeft aan dat uw brein niet gemaakt is voor het onthouden van al uw kleine taken en to-do’s, dus stap één is: schrijf alles op. De volgende stap is om de taak helder te krijgen en er een einddoel aan te verbinden. Dit maakt het makkelijker om de eerstvolgende actie te bepalen. Dan is het cruciaal om deze taken uit uw hoofd te krijgen en op een lijst te zetten. Dat mag een papieren lijst zijn of een digitale, als het maar niet meer in uw hoofd zit. Zo creëert u rust in uw hoofd om u op belangrijke dingen te richten. Vervolgens dient u de lijsten regelmatig te reviewen. En natuurlijk de acties uit te voeren, maar dat is doorgaans niet de uitdaging.

Interessante video van David Allen, waarin hij het basisprincipe van GTD uitlegt:

Een handig boek voor Microsoft Office Outlook gebruikers is Elke dag je hoofd en inbox leeg. In een paar uur heeft u het boek doorgebladerd. Op een rustige ochtend kunt u met het boek erbij uw Outlook zo inrichten dat u volledig efficiënt de GTD methode toepast. Succes gegarandeerd. Mits u wel de hele methode overneemt en niet half aan uw eigen methode vasthoudt (submapjes in uw Outlook gaat u niet meer nodig hebben).

Op de Nederlandstalige website meereffect.nl kunt u meer lezen over GTD of een toegepaste cursus boeken. Maar ook de website lifehacking.nl besteed ruim aandacht aan het onderwerp GTD.

Overige handige time management tips

  • U kunt uw effectiviteit eenvoudig verbeteren door niet te multitasken, maar te singletasken.
  • Niet alleen u past uw werkmethode aan, maar neem daarin uw omgeving ook mee. Leer uw collega’s of medewerkers dat ze u op bepaalde momenten mogen storen, maar niet op elk moment van de dag.
  • Prioriteiten stellen is een belangrijke time managementvaardigheid, de Eisenhower matrix is een handig schema waarmee u prioriteiten en bijbehorende acties kunt bepalen.
  • Het boek The 4-hour Workweek van Tim Ferriss kan nuttig zijn om te gebruiken als productiviteitsmethode. Niet alles in het boek is voor iedereen toepasbaar, maar de basis van wat Ferriss zegt is zeker de moeite waard als u op zoek bent naar een time management methode.
  • Een andere populaire time management methode is de Pomodoro techniek. Het enige wat u hiervoor nodig heeft is een kookwekker.
  • Handige tools voor het bijhouden van digitale lijstjes zijn Remember the milk en Wunderlist
     
|

Trends & Opinie

Volg Hays op social media