Elf tips om productiever te zijn tijdens je werk

Leestijd: 7 minuten | Door Rob Teeuwen – sr. Section Manager IT & sr. Teamleader S&M Hays | 6 juli 2016

Productief zijn tijdens je werk wil niet zeggen dat je harder moet werken, het gaat erom dat je slimmer werkt. Het gaat om zorgvuldige voorbereiding, slim gebruik van je bronnen en het effectief stroomlijnen van je taken. Maar het begint allemaal bij je mentaliteit.

Om jouw productiviteit te maximaliseren moet er een verlangen zijn om succesvol te zijn en het te allen tijde beter te willen doen. Ik deel graag een aantal manieren met jou waarop jij je productiviteit kunt verhogen.

1. Plan vooruit

Door het organiseren van je taken, en de discipline je hieraan te houden, kun je je productiviteit vergroten. Plan taken op basis van hun moeilijkheidsgraad voor specifieke tijden van de dag. Dwing jezelf er toe om de meest uitdagende taak meteen bij de start van de werkdag weg te werken. Hier zit de ‘mentaliteitstruc’: je neemt jezelf iets voor, je maakt de keuze. Niemand die zegt dat je dat moet doen, het gaat erom dat je de discipline er voor opbrengt. Het gevoel van voldoening dat je daardoor krijgt, helpt je om je energie en productiviteit de rest van de dag op peil te houden.

"Plan routinetaken rondom momenten van lage energie"

Andersom dien je routinetaken rondom momenten van lage energie te plannen. Ik spendeer mijn momenten van lage energie, normaal rond 16:00 -16:30 uur, met het ondertekenen van documenten of leeswerk; de meeste mensen ervaren een mid-middag dip om ongeveer 15:00 uur.

Voor vergaderingen, conferenties en gesprekken raad ik aan om vooraf een agenda op te stellen. Dit voorkomt dat jij en andere deelnemers van de vergadering afdwalen.

2. Leg druk op jezelf

Een geweldige manier om ervoor te zorgen dat je niet verslapt in de planning is om je teamleden te laten weten wanneer je denkt een bepaalde taak te voltooien. Dan ben je niet de enige die je teleurstelt als je een deadline mist. Houd met je teamleden een (korte) ‘stand up’ ronde, zeg wat je aan het doen bent.

3. Zorg voor jezelf

Veel werknemers voelen steeds meer druk en zorgen mede daarom niet goed voor zichzelf. Een rapport in een eerder verschenen Hays Journal toonde dat het afgelopen jaar bijna de helft de werknemers bij ziekte toch naar hun werk zijn gegaan. Veel medewerkers lunchen achter hun bureau, terwijl een alarmerend aantal zich zelfs niet buiten het kantoor waagt.

Een rustige goede lunchpauze is essentieel voor gezonde voeding, waarover de World Health Organization zegt dat het tot een 20 procent toename van de productiviteit leidt.

"De geest is als een spier en heeft gedurende de dag ook rust nodig"

Door langdurige periodes op de top van uw capaciteit te werken, zal je sneller mentale vermoeidheid en uitputting ervaren. De geest is als een spier en heeft als zodanig gedurende de dag ook tussentijdse periodes van rust nodig. Probeer in blokken van 90 minuten te werken met tussentijds 10-15 minuten pauze indien dat mogelijk is. Dat zal helpen om je productiviteit voor een langere periode te behouden. Uit een recente studie bleek dat zelfs zeer korte onderbrekingen van een taak, het concentratievermogen drastisch kan verbeteren.

Degenen die bekend zijn met Steven Covey's 'Seven Habits of Highly Effective People' zullen zich het verhaal herinneren van de gans die een gouden ei legt. Om van volledige productiviteit te kunnen genieten moeten we de gans niet uitputten met als resultaat weinige gouden eieren op korte termijn, maar de gans voeden en verzorgen (een gezonde werk-privé balans te bevorderen), en daarmee gedurende een langere periode van een ei per dag te genieten.

4. Wees stipt

Net zoals velen van ons de druk van de groep voelen om afstand te doen van onze lunchpauzes, voelen velen van ons zich ook gedwongen tot laat op de avond door te werken. In Japan was dit zelfs zo erg dat de regering moest ingrijpen.

Het is belangrijk dat u nadenkt over het grotere plaatje. Als je vandaag op tijd vertrekt, dan voel je je morgen frisser en beter in staat de taken uit te voeren. Productief zijn gaat erom het beste te maken van de beschikbare tijd, niet over het maken van zo veel mogelijk uren zonder enige urgentie.

Wees ook met je vergaderingen stipt. Bepaal vooraf wat de doelen zijn, bepaal per onderwerp wat je wilt bereiken: informeren, besluiten, consulteren, of adviseren. Geef ook een tijdsindicatie per onderwerp. Stel een voorzitter aan, die de agenda bewaakt en regie voert op het gesprek. Ga niet samen vergaderen als het niet hoeft en houd het kort als je het wel doet. Ik ken nogal wat mensen die simpelweg vergaderingen plannen omdat ze denken dat dat het juiste is om te doen.

5. Optimaliseer uw werkruimte

Je werkruimte heeft een grote invloed op je algehele stemming en hoe goed je in staat bent om te presteren. We brengen zoveel tijd van onze week door aan ons bureau dat het onverstandig zou zijn geen poging te wagen om hier een warme en aangename sfeer voor jezelf te maken.

6. Delegeer

De meest waardevolle tool die een leider tot zijn beschikking heeft is delegeren. Richard Branson merkte onlangs op dat, "als je als ondernemer wilt leren, dan moet je leren te delegeren" - ik zou nog een stap verder gaan en zeggen dat dit niet alleen geldt voor ondernemers, maar voor alle leiders.

Neem de verantwoordelijkheid voor taken, maar belast jezelf ook niet te veel. Focus op de taken die voor jou het belangrijkst zijn en draag de rest over aan je meest bekwame teamleden;  zo kun je meer doen, in minder tijd. Door het investeren van tijd om hen te helpen groeien in de korte termijn kun je profiteren van hun toegevoegde waarde en expertise op lange termijn.

7. Prioriteer

Werk aan één taak tegelijk; start pas een nieuwe nadat de vorige is voltooid. Het is wetenschappelijk bewezen dat het jongleren van taken de prestaties van werknemers vermindert, en daarmee de kans verhoogt op weinig output en lange duur van de projecten en drastisch toenemende achterstanden.

Je aan maar één taak te houden is eigenlijk niet zo eenvoudig, vooral niet wanneer mensen je vragen om ze een handje te helpen met hun werk. Je moet weten wanneer je nee moet zeggen tegen collega’s, en zelfs je manager. Ik noem het de mythe van multitasken, ga singletasken!

Het Pareto Principe (of de 80/20 regel) merkt op dat de meeste dingen in het leven niet gelijkmatig worden verdeeld. In zakelijke termen zou dit kunnen betekenen dat 80 procent van uw inkomsten afkomstig is van 20 procent van je klanten of dat 80 procent van je bonus afhankelijk is van 20 procent van je verantwoordelijkheden. Beslis welke taken het belangrijkst voor jou zijn en richt de meerderheid van je energie daarop.

8. Werk samen

Soms kun je zo verstrikt zijn in een project dat je door de bomen het bos niet meer ziet. De feedback van anderen kan je helpen de dingen in een duidelijker perspectief te zien. Dat kan je helpen om uw taak sneller te voltooien en ook om de taak zo succesvol mogelijk te doen.

9. Verander je denkproces

Een echt teken van de professionele verdienste van iemand, is hoe goed diegene in staat is om te presteren onder druk. De manier waarop je denkt over stress, kan je productiviteit beïnvloeden en de algemene kans op succes vergroten. Onze CEO deelt hierover een aantal nuttige tips in zijn LinkedIn Influencers blog. Versterk positieve gedachten en gooi de negatieve weg. In plaats van dat je denkt “Ik heb zoveel werk te doen, hoe ga ik dit ooit klaarspelen?”, stel een haalbaar plan van aanpak op, die elke taak naar prioriteit wegwerkt. Een systematische aanpak als deze zal je helpen om de urgentie en relevantie van elk project rationeel te beoordelen.

"De manier waarop u denkt over stress kan uw productiviteit beïnvloeden"

Negativiteit is zeer besmettelijk, dus probeer het probleem bij de oorsprong op te lossen door mensen die gevoelig zijn voor negatieve uitbarstingen te coachen om steeds positiever en optimistischer te zijn.

10. Doe de dingen in 1 keer goed

Kalm blijven en focus houden kan je helpen de dingen in één keer goed te doen. Wanneer je moeite hebt met werkdruk en denkt dat door jouw taken heen flitsen de oplossing is, denk dan nog een keer na. Je collega, klant of manager is waarschijnlijk niet blij met werk dat is gedaan zonder je volledige aandacht en inspanning.

11. Just do it!

Last but not least, just do it! De afgelopen tien punten hebben alleen van nut wanneer je vastbesloten bent de extra inspanning te leveren die nodig is om je productiviteit te maximaliseren.

Je zult vaak zien dat wanneer je in een flow zit en lekker druk bezig bent, het makkelijker is om te blijven werken dan om te stoppen. "Onmiddellijke actie triggert een positief feedback-effect, iets dat voor nog meer actie zorgt", zegt auteur en leiderschap expert Robin Sharma.

De noodzaak om te slagen

Er zijn veel verschillende manieren waarop je je productiviteit kunt verhogen, maar om volledig van ze te profiteren moet je echt toegewijd zijn aan de oorzaak; een verlangen om te slagen is van essentieel belang om uw output te maximaliseren.

Als je iemand bent die gewend is voor de kortste weg te gaan en het minimaal vereiste te doen, dan zal al het bovenstaande op het eerste gezicht moeilijk zijn. Dat is niet erg; verandering kan ongemakkelijk zijn, maar de beloning is nooit te ver weg. Nieuwe gewoontes ontstaan na slechts 40 dagen van constante oefening. Houd je er aan en je zult al snel een winstgevende cyclus van productiviteit en succes creëren die jouw carrière vooruit helpt.