Of voer het referentienummer van de job in

Een sollicitatiebrief schrijven

De sollicitatiebrief is het eerste wat de recruiter onder ogen krijgt. Het is de introductie voor jezelf en je cv. En net zoals je niet onaangekondigd aan hun deur wenst aan te bellen, wil je ook niet dat je cv “onaangekondigd” op hun bureau belandt. Hoewel er niet zoiets als de perfecte brief bestaat, zal een basisformule je op weg helpen en zal je sollicitatiebrief een waardige introductie tot je cv vormen.

Getypt of geschreven?

De meningen onder recruiters zijn verdeeld over het feit of een sollicitatiebrief nu geschreven of getypt moet zijn. Het voordeel van een handgeschreven brief is dat daaruit blijkt dat je de tijd hebt genomen om je sollicitatie te personaliseren. Het biedt u ook de kans om te bewijzen dat je netjes kunt schrijven en spellen en dat je in staat bent om een brief te schrijven. Zelfs met de verspreiding van home computers, kregen handgeschreven cv’s meestal de voorkeur boven getypte, tot e-mail populair werd.

Met de komst van e-mail en de snellere communicatie die daaruit volgde, raakte het meer en meer ingeburgerd om sollicitatiebrieven te versturen die op de pc waren getypt. Vaak wordt aan sollicitanten ook gevraagd om hun cv te e-mailen, ten nadele van handgeschreven brieven.

Doorgewinterde recruiters zoals personeelsmanagers en selectieconsultants kunnen de ‘standaardbrieven’ er zo uithalen. Probeer je brief zo veel mogelijk af te stemmen op de functie waarvoor je solliciteert. Alleen zo val je op. Dat kost je wellicht meer tijd dan gewoon de adresgegevens te veranderen, maar het is een goede investering.

De vier fasen van het schrijven

• Eerste paragraaf – vertel waarom je schrijft; zorg ervoor dat je de lezer dwingt om verder te lezen – als je antwoordt op een advertentie, schrijf dan waar en wanneer je deze las en vermeld het refertenummer
• Tweede paragraaf – leg kort uit wat je huidige job en kwalificaties (professionele en/of academische) zijn – schrijf hier niet te veel of misschien wordt er niet verder gelezen of wordt je cv niet gelezen; als je antwoordt op een advertentie, zorg er dan voor dat de gewenste diploma’s en/of ervaring in je cv worden teruggevonden
• Derde paragraaf – vertel waarom je aangeworven wenst te worden en waarom je een goede werknemer zou zijn; vertel de onderneming wat over zichzelf (bv. ‘Als de grootste wegenbouwonderneming van Vlaanderen?’) – om aan te tonen dat je ook wat meer over de onderneming weet; probeer meer over hen te weten te komen voor je solliciteert
• Vierde paragraaf – stippel een ‘actieplan’ uit – schrijf dat je hen wil ontmoeten voor een interview en dat je op hun antwoord wacht of dat je hen binnen enkele dagen zal bellen om te weten te komen of dat past (laat de bal niet in hun kamp, maar pas op dat je niet te veel aandringt – en als je zegt dat je zal bellen, doe het dan ook)

Wat kan er wat kan er niet

• Adresseer je brief aan de juiste persoon op het juiste adres; spel alles correct
• Zend je brief niet aan ‘de heer’ of ‘mevrouw’ – kom te weten wie je contactpersoon is – ofwel een afdelingshoofd of een HR-manager – en richt je tot hem of haar
• Vermeld al je contactgegevens in de brief, met inbegrip van je adres, telefoonnummers, e-mailadres; als de potentiële werkgever je niet kan bereiken, zal je ook geen uitnodigingen voor een gesprek ontvangen
• Verstuur je brief niet zonder deze op spelfouten, foute zinsbouw, verkeerde interpunctie, koffie- of inktvlekken te controleren – zorg ervoor dat de brief smetteloos is
• Schrijf je sollicitatiebrief op papier van goede kwaliteit, gelijk aan het papier van je cv; gekleurd papier is uit den boze – voor goede resultaten gebruik je best papier van goede kwaliteit, wit of crèmekleurig
• Schrijf geen epistels – je brieven moeten kort en bondig zijn; het heeft geen zin om de gegevens van je cv nog eens in je brief neer te pennen
• Maak indien nodig gebruik van nummers en paragraaftekens om je brief te structureren; vergeet echter niet om een inleiding en een einde aan je brief te breien (paragraaftekens mogen enkel paragrafen inleiden)
• Stuur je cv niet op zonder sollicitatiebrief – de sollicitatiebrief is de inleiding tot je cv
• Personaliseer je brief; iedereen kan een standaardbrief downloaden, maar door hem te personaliseren toon je dat je echt geïnteresseerd bent
• Vermeld geen negatieve informatie zoals persoonlijke conflicten met vorige werkgevers, details van rechtszaken of negatieve commentaar op je huidige werkgever
• Vermeld bepaalde eigenschappen of vaardigheden uit de advertentie en leg uit waarom je ervoor in aanmerking denkt te komen
• Gebruik geen lange zinnen of moeilijke woorden om indruk te maken – als je woorden gebruikt die je normaal niet zou gebruiken, gebruik ze dan niet; het is een onjuiste weergave van jezelf en het is mogelijk dat de lezer niet begrijpt wat je bedoelt (laat je brief ook niet door iemand anders schrijven)  

Gebruik van e-mail

Dankzij de komst van e-mail is het niet langer nodig om de gewone post te gebruiken om je cv en brief af te leveren. Ook hier gelden dezelfde regels, maar er zijn een aantal zaken waar je moet op letten als je je sollicitatiebrief en cv mailt.

Zorg ervoor dat je brief in een gewoon lettertype met standaard opmaak en interpunctie wordt verstuurd. Eens dit alles naar een andere computer wordt verstuurd, kan de weergave van de documenten wijzigen. De inhoud moet dus top zijn Als je brief deel uitmaakt van het oorspronkelijke bericht (in tegenstelling tot een ingesloten Word-document), blijf dan je taal verzorgen. Verval niet in spreektaal. Hanteer hier dezelfde principes als voor een handgeschreven brief Als je je cv met je mail meestuurt – vergeet die dan niet te koppelen!